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Recensione SpinOffice CRM

Rolodex-And-ContactsI più anziani si ricorderanno che nell’era pre-computer, quando ancora si usavano solo carta e penna, un modo per organizzare le relazioni della propria azienda con la clientela erano degli schedari con enormi cassetti o tramite supporti rotanti (rolodex, come nell’immagine qui accanto). E molto spesso faceva tutto perno sull’ottima memoria della segretaria.
Bisognava stare molto attenti a mantenere tutto in modo ordinato e razionale per non perdere informazioni utili, e quindi affari, nel sempre in agguato caos totale.

Ora a parte qualche post-it, per appunti presi al volo, sarebbe impensabile basare le relazioni e l’organizzazione del business della propria attività su questi arcaici metodi.

Oggi un primo metodo base per organizzare le relazioni è utilizzare le applicazioni già presenti nei moderni personal computer: contatti, posta, calendario e cartelle. Sono tutti ottimi e comodi strumenti con sempre più funzioni e vanno benissimo per cominciare. Ma man mano che l’azienda cresce ed aumentano le relazioni il rischio di non trovare l’informazione giusta e in tempi rapidi è sempre più concreta. Infatti i programmi citati hanno un problema di fondo: sono scarsamente legati tra di loro. Non mettono il cliente (o potenziale tale, lead) al centro. Diventa comodo, veloce e sempre più fondamentale avere sotto controllo tutto quello che riguarda il singolo cliente in un’unico posto. In pratica trovare l’informazione che serve subito, ovunque e con facilità e poterla condividere con i colleghi in tempo reale.

Per ottenere questo vengono in nostro aiuto i software denominati CRM (Customer Relationship Management) che sono specificamente realizzati per risolvere al meglio l’esigenza appena descritta. Ce ne sono molteplici e con svariate funzionalità, la scelta di quale utilizzare dipende dalle dimensioni e dalle esigenze dell’azienda.

 

256Qui andiamo brevemente ad esaminare un semplice ma completo CRM adatto ad aziende di piccole e medie dimensioni realizzato dalla software house olandese Spinware Solutions, analizziamo SpinOffice CRM.

Ha diverse caratteristiche che lo rendono un prodotto estremamente interessante. E’ estremamente duttile in quanto multipiattaforma quindi disponibile sia per MAC che per PC Windows e iPad. Per poter condividere ed accedere alle informazioni anche in posti diversi la scelta di una tecnologia basata su cloud è obbligatoria. Questa permette, senza acquistare costosi server aziendali di poter, utilizzando una semplice connessione internet, la condivisione delle informazioni su tutti i dispositivi in tempo reale. Con la certezza che i propri dati sono al sicuro, crittografati e con back-up giornaliero, ad un costo molto inferiore rispetto un’infrastruttura hardware interna all’azienda. Anche nel caso i propri pc vengano infestati da virus come ad esempio i recenti e insidiosi cryptolocker le informazioni e i dati della mia azienda saranno al sicuro e sempre disponibili su cloud.

dispositiviPer cominciare si deve scaricare il software direttamente dal loro sito la versione per MAC o per Windows o per Ipad. Si installa, al primo avvio viene chiesto di registrarsi per poter avere da subito disponibile un proprio spazio dedicato sul database. La registrazione è assolutamente gratuita e non comporta nessun vincolo; permette di usare il CRM con un limite di 50 inserimenti senza limite di tempo. Successivamente dopo aver testato a fondo l’applicazione è possibile passare alla versione PRO (in abbonamento annuale).

Il passo successivo consigliato è la configurazione del proprio account e-mail, in questo modo potrò gestire le e-mail direttamente da SpinOffice e automaticamente nelle schede contatti troverò le e-mail filtrate del contatto selezionato.

A questo punto posso caricare i miei contatti (clienti, lead, ecc…), se ho già un database clienti posso importarlo tramite l’apposita procedura guidata, oppure posso inserire manualmente i contatti. E’ inoltre importante ricordare che diversi campi informazioni nel database contatti sono personalizzabili e modificabili per meglio adattarli alle proprie esigenze.

Un’elenco delle principali caratteristiche è disponibile a questo indirizzo:
http://www.spinoffice-crm.com/it/crm-features/main-features/

Mentre il manuale d’uso in italiano a quest’altro link:
http://www.spinoffice-crm.com/wp-content/uploads/SpinOffice-manuale-italiano.pdf

Nella fase iniziale, di configurazione e di carico delle informazioni, dovrò dedicare un po’ di tempo, ma una volta impostato e utilizzato nella routine lavorativa quotidiana si riuscirà  ad apprezzare in pieno l’enorme comodità di avere tutte le informazioni ovunque ed aggiornate in tempo reale.

 

 

 

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